Case Study: In Gia Định và bài toán kết nối từ báo giá đến sản xuất

Khi một đơn hàng in đi qua nhiều bộ phận

Công ty Cổ phần In Gia Định hoạt động trong lĩnh vực in ấn, với các nhóm sản phẩm được giới thiệu công khai như sách, tạp chí, nhãn hàng hóa, bao bì và các loại giấy tờ, ấn phẩm. Công ty hiện công khai thông tin hoạt động tại TP.HCM.

Đối với một doanh nghiệp có nhiều loại đơn hàng in, một trong những bài toán quan trọng là kết nối được kinh doanh – sản xuất – kho – kế toán.

Đặc biệt, ngay trong mô tả tuyển dụng của In Gia Định, công việc sản xuất kinh doanh đã bao gồm các hoạt động nhận thông tin khách hàng, báo giá, hợp đồng, theo dõi đơn hàng, phối hợp các phòng ban và theo dõi công nợ.

Đây chính là một dòng nghiệp vụ tự nhiên để xây dựng thành quy trình số hóa.

1. Từ thông tin khách hàng đến báo giá

Quy trình có thể bắt đầu:

Customer

→ Yêu cầu in

→ Specification

→ Quotation

→ Contract/Sales Order

Thông tin kỹ thuật của đơn hàng cần được lưu cùng báo giá để tránh tình trạng:

Sales biết một kiểu, sản xuất hiểu một kiểu.

2. Báo giá phải gắn với cấu trúc sản xuất

Ví dụ một đơn hàng sách có thể bao gồm:

• Số trang
• Khổ thành phẩm
• Loại giấy
• Bìa
• Số màu
• Số lượng
• In 1 mặt/2 mặt
• Gia công
• Đóng gói

Từ đó hệ thống có thể hình thành cấu trúc:

Print Specification → Costing → Quotation

Khi khách hàng thay đổi số lượng hoặc quy cách, nhân viên kinh doanh có thể điều chỉnh phương án tính giá thay vì tạo lại toàn bộ báo giá từ đầu.

3. Từ Sales Order đến Production

Sau khi đơn hàng được xác nhận:

Sales Order

→ Production Planning

→ Print Job

→ Production

→ Finishing

→ QC

→ Delivery

Thông tin của đơn hàng được truyền xuyên suốt đến xưởng.

Mục tiêu không phải là tạo thêm nhiều màn hình, mà là giảm việc chuyển đổi thông tin giữa các bộ phận.

4. Liên kết với kho

Các đơn hàng in sử dụng vật tư đầu vào.

Ví dụ:

Paper

→ Warehouse

→ Production

→ Finished Goods

Vì vậy, Sales, Production và Warehouse cần nhìn thấy cùng một trạng thái vật tư.

Người quản lý có thể kiểm tra:

Đơn hàng đã được duyệt nhưng vật tư đã đủ để sản xuất chưa?

Đây là một trong những điểm quan trọng khi kết nối PrintERP với Warehouse.

5. Theo dõi công nợ ngay từ đơn hàng

Sau khi sản xuất và giao hàng:

Delivery

→ Invoice

→ Receivable

→ Payment

Như vậy, dòng dữ liệu không dừng ở xưởng mà tiếp tục đến bộ phận tài chính.

6. Giá trị của một nền tảng thống nhất

Một hệ thống có thể hình thành luồng:

Customer → Quotation → Sales Order → Production → Warehouse → Delivery → Accounting

Khi đó ban lãnh đạo có thể nhìn doanh nghiệp theo từng đơn hàng thay vì phải tổng hợp nhiều báo cáo từ nhiều bộ phận.

Góc nhìn Trí Thành Software

Với những doanh nghiệp in có quy trình từ tiếp nhận yêu cầu, báo giá, triển khai sản xuất đến giao hàng, Trí Thành Software định hướng xây dựng hệ thống theo nguyên tắc:

Một đơn hàng – một luồng dữ liệu xuyên suốt.

Các nghiệp vụ ngành in có thể được xây dựng thành Vertical trên nền tảng ERP chung, giúp doanh nghiệp từng bước mở rộng từ Sales đến Production, Warehouse và Accounting.

Kết luận

Trong ngành in, tốc độ xử lý đơn hàng rất quan trọng, nhưng khả năng kiểm soát toàn bộ đơn hàng còn quan trọng hơn.

Một hệ thống phù hợp cần kết nối được:

Báo giá → Sản xuất → Kho → Giao hàng → Công nợ

Trí Thành Software đồng hành cùng In Gia Định và các doanh nghiệp ngành in trong việc xây dựng các giải pháp quản lý phù hợp với thực tế vận hành.

SEO

Meta Title: Case Study In Gia Định – Số hóa quy trình quản lý ngành in

Meta Description: Case study về bài toán kết nối báo giá, đơn hàng, sản xuất, kho, giao hàng và công nợ trong doanh nghiệp ngành in.

Từ khóa SEO: In Gia Định, case study ngành in, phần mềm quản lý ngành in, PrintERP, phần mềm quản lý xưởng in, ERP ngành in, quản lý đơn hàng in