Case Study: In Sáng Tạo Trẻ – Quản lý đơn hàng in nhanh từ tư vấn đến sản xuất

Khó khăn trước khi triển khai

Doanh nghiệp quản lý rời rạc bằng nhiều file Excel. Các bộ phận Kho, Kinh doanh và Kế toán không thống nhất số liệu khiến việc kiểm kê cuối kỳ mất nhiều ngày làm việc.

Việc tính định mức nguyên vật liệu sản xuất mất nhiều thời gian, dẫn đến chậm báo giá đơn hàng cho khách hàng và khó kiểm soát hao hụt thực tế.

Hiệu quả đột phá sau go-live

Toàn bộ quy trình vận hành từ khâu chào giá khách hàng đến lập kế hoạch sản xuất MRP và hạch toán kế toán đều chạy trên một hệ thống liên thông duy nhất.

Ban giám đốc nắm bắt được báo cáo doanh thu, công nợ, giá trị tồn kho dở dang theo thời gian thực để đưa ra các quyết định điều hành kịp thời.

Chi tiết quá trình thực thi dự án

Khi ngành in không chỉ bán sản phẩm mà còn bán giải pháp bao bì

Công ty TNHH In Ấn Thiết Kế Quảng Cáo Sáng Tạo Trẻ công khai thông tin doanh nghiệp hoạt động từ năm 2012, tập trung vào thiết kế, in ấn và các giải pháp liên quan đến bao bì; website hiện giới thiệu các nhóm như bao bì giấy, POSM và tem nhãn.

Điều này tạo ra một bài toán quản lý đặc thù:

Một đơn hàng không chỉ là “in bao nhiêu sản phẩm”, mà còn bao gồm rất nhiều thông tin kỹ thuật và quy cách.

1. Mỗi sản phẩm bao bì có một cấu hình riêng

Ví dụ một hộp giấy có thể được xác định bởi:

Kích thước
Chất liệu
Định lượng
Màu sắc
Quy cách in
Cán màng
Bế
Dán
Ép kim
Đóng gói

Nếu những thông tin này chỉ nằm trong báo giá hoặc tin nhắn trao đổi, khả năng sai lệch sẽ tăng lên.

Một PrintERP có thể biến chúng thành dữ liệu có cấu trúc.

2. Product Specification là dữ liệu quan trọng

Thay vì chỉ tạo:

Product: Hộp giấy A

hệ thống có thể quản lý:

Product

Specification
Material
Size
Printing
Finishing
Packing

Khi khách hàng đặt lại sản phẩm, nhân viên có thể sử dụng lại cấu hình cũ và chỉ thay đổi những thông tin cần thiết.

3. Từ tư vấn đến sản xuất

Một quy trình phù hợp có thể là:

Customer Request

↓

Technical Consultation

↓

Quotation

↓

Artwork/Design

↓

Approval

↓

Production

↓

Finishing

↓

Packing

↓

Delivery

Điểm quan trọng là mỗi bước đều được liên kết với cùng một đơn hàng.

4. Quản lý thay đổi thiết kế

Trong ngành bao bì, khách hàng có thể yêu cầu điều chỉnh artwork hoặc specification.

Hệ thống nên có:

Version 1

→ Version 2

→ Version 3

và lưu file thiết kế tương ứng.

Nhờ đó, bộ phận sản xuất biết chính xác phiên bản nào đã được khách hàng duyệt.

5. Quản lý đóng gói

Một sản phẩm có thể được đóng:

100 sản phẩm/carton

→ nhiều carton/pallet

→ giao đến khách hàng.

Do đó, Packing cũng cần được xem là một phần của quy trình sản xuất thay vì một bước hoàn toàn độc lập.

6. Kết nối với kho

Sau khi sản xuất:

Finished Goods

→ Packing

→ Warehouse

→ Delivery

Trong chiều ngược lại:

Material Requirement

→ Warehouse

→ Purchase

Như vậy, hệ thống quản lý được cả nguyên vật liệu và thành phẩm.

Góc nhìn Trí Thành Software

Đối với doanh nghiệp in bao bì, Trí Thành Software định hướng xây dựng PrintERP theo hướng:

Customer → Product Specification → Quotation → Production → Finishing → Packing → Delivery

với khả năng tích hợp Warehouse, Purchase, CRM và Accounting.

Điểm quan trọng là dữ liệu kỹ thuật của sản phẩm được lưu cùng với dữ liệu kinh doanh để giảm phụ thuộc vào thông tin rời rạc.

Kết luận

Trong lĩnh vực bao bì, thông tin kỹ thuật chính là một phần của sản phẩm.

Một hệ thống quản lý ngành in cần quản lý được cả:

Khách hàng + Báo giá + Specification + Artwork + Sản xuất + Đóng gói + Giao hàng

Trí Thành Software đồng hành cùng In Sáng Tạo Trẻ và các doanh nghiệp bao bì trong việc phân tích và số hóa những quy trình đặc thù của ngành.

SEO

Meta Title: Case Study In Sáng Tạo Trẻ – Phần mềm quản lý in bao bì

Meta Description: Bài toán quản lý đơn hàng in bao bì từ tư vấn, báo giá, specification, artwork, sản xuất, gia công, đóng gói đến giao hàng.

Từ khóa SEO: In Sáng Tạo Trẻ, phần mềm quản lý in bao bì, PrintERP, ERP ngành bao bì, quản lý đơn hàng in, quản lý sản xuất bao bì, phần mềm ngành in