Case Study UPST: Số hóa quy trình đơn hàng gốm sứ xuất khẩu từ sản phẩm đến container

Khó khăn trước khi triển khai

Doanh nghiệp quản lý rời rạc bằng nhiều file Excel. Các bộ phận Kho, Kinh doanh và Kế toán không thống nhất số liệu khiến việc kiểm kê cuối kỳ mất nhiều ngày làm việc.

Việc tính định mức nguyên vật liệu sản xuất mất nhiều thời gian, dẫn đến chậm báo giá đơn hàng cho khách hàng và khó kiểm soát hao hụt thực tế.

Hiệu quả đột phá sau go-live

Toàn bộ quy trình vận hành từ khâu chào giá khách hàng đến lập kế hoạch sản xuất MRP và hạch toán kế toán đều chạy trên một hệ thống liên thông duy nhất.

Ban giám đốc nắm bắt được báo cáo doanh thu, công nợ, giá trị tồn kho dở dang theo thời gian thực để đưa ra các quyết định điều hành kịp thời.

Chi tiết quá trình thực thi dự án

Đặc thù của doanh nghiệp gốm sứ xuất khẩu

Với UPS, bài toán quản lý doanh nghiệp gốm sứ xuất khẩu không dừng ở việc theo dõi khách hàng và doanh thu.

Mỗi đơn hàng cần kết nối nhiều lớp dữ liệu:

Customer → Product → Order → Production → Packing → Warehouse → Shipment

Điểm khó là một đơn hàng có thể chứa nhiều sản phẩm với các biến thể và quy cách đóng gói khác nhau.

Vì vậy, hệ thống cần được thiết kế theo hướng quản lý xuyên suốt vòng đời đơn hàng.

1. Quản lý Product Catalog

Một catalog gốm sứ có thể chứa:

Mã sản phẩm
Tên sản phẩm
Kích thước
Màu sắc
Chất liệu
Finish
Set
Packing Specification

Khi khách hàng đặt hàng, Sales không chỉ chọn một sản phẩm mà có thể chọn chính xác variant cần xuất khẩu.

2. Từ Quotation đến PI

Quy trình:

Quotation

→ PI

→ Sales Order

giúp thông tin thương mại được lưu tập trung.

Các thay đổi về quantity, price hoặc specification cũng có thể được kiểm soát theo đơn hàng thay vì nằm rải rác trong email hoặc file Excel.

3. Theo dõi sản xuất theo đơn hàng

Sau khi đơn hàng được xác nhận:

Sales Order

→ Production Plan

→ Production Order

→ QC

→ Finished Goods

Nhà quản lý có thể theo dõi tình trạng:

Ordered → Producing → QC → Completed

và biết đơn hàng còn thiếu sản phẩm nào.

4. Quản lý sản phẩm theo Size và Color

Một đơn hàng có thể gồm:

Product	Size	Color	Quantity
Pot A	S	White	100
Pot A	M	White	100
Pot A	L	Black	80
Pot B	M	Green	120

Nếu quản lý bằng mã hàng không có cấu trúc, việc tổng hợp sẽ rất dễ nhầm.

Vì vậy, Product Variant là một thành phần quan trọng của Ceramics ERP.

5. Packing theo thực tế xuất khẩu

Sau khi hoàn thành sản xuất:

Product

→ Carton

→ Pallet

→ Container

Ví dụ:

4 pcs/carton

20 cartons/pallet

20 pallets/container

Hệ thống có thể lưu cấu trúc đóng gói thực tế thay vì chỉ lưu số lượng tổng.

6. Từ Packing đến Shipment

Sau khi đóng container:

Packing List

→ Container

→ Shipment

→ Customer

Thông tin được liên kết để bộ phận xuất khẩu có thể theo dõi cùng một đơn hàng từ lúc xác nhận đến khi giao hàng.

Góc nhìn Trí Thành Software

Với UPS, Trí Thành Software định hướng giải pháp theo nguyên tắc:

Một Sales Order – một nguồn dữ liệu xuyên suốt đến Production, Packing và Shipment.

Thay vì xây dựng nhiều hệ thống nhỏ, Ceramics Vertical có thể chạy trên nền ERP Core và kết nối với Warehouse, Purchase, Accounting.

Kết luận

Một doanh nghiệp gốm sứ xuất khẩu cần quản lý không chỉ sản phẩm mà còn cả:

Variant → Production → Packing → Container → Shipment

Đây là nền tảng để doanh nghiệp có thể kiểm soát đơn hàng tốt hơn khi khối lượng sản phẩm và đơn hàng ngày càng phức tạp.

Trí Thành Software phát triển giải pháp quản lý gốm sứ theo hướng kết nối nghiệp vụ kinh doanh và vận hành trên một nền tảng thống nhất.

SEO

Meta Title: Case Study UPS – Phần mềm ERP quản lý gốm sứ xuất khẩu

Meta Description: Case study giải pháp quản lý đơn hàng gốm sứ xuất khẩu từ sản phẩm, size, màu sắc, sản xuất, đóng gói đến container và shipment.

Từ khóa SEO: UPS, ERP gốm sứ, Ceramics ERP, phần mềm quản lý gốm sứ, quản lý đơn hàng xuất khẩu, quản lý packing, quản lý container