TTS
Trí Thành Software
ERP cho doanh nghiệp sản xuất

Tạo Sự Khác Biệt Cho Trung Tâm Anh Ngữ Của Bạn Với Công Nghệ Phần Mềm

Trung tâm anh ngữ là nơi học tập và phát triển ngôn ngữ ngoại quốc quan trọng. Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trong lĩnh vực này, việc tạo sự khác biệt cho trung tâm của bạn là điều quan trọng để thu hút học viên và duy trì danh tiếng. Một cách hiệu quả để làm điều này là sử dụng công nghệ phần mềm.

Sự Quan Trọng Của Công Nghệ Trong Trung Tâm Anh Ngữ

Tối Ưu Hóa Quy Trình Quản Lý

Công nghệ phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, từ việc quản lý danh sách học viên đến lên kế hoạch giảng dạy và đánh giá kết quả học tập. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất của nhân viên và giáo viên.

Cải Thiện Trải Nghiệm Học Viên

Phần mềm quản lý trung tâm anh ngữ có thể cung cấp các công cụ trực tuyến cho học viên, cho phép họ đăng ký lớp học, xem lịch học và tiến trình học tập cá nhân. Điều này tạo ra trải nghiệm học tập tiện lợi và tương tác.

Theo Dõi Kết Quả Học Tập

Công nghệ phần mềm cho phép trung tâm theo dõi tiến trình học tập và đánh giá kết quả của từng học viên. Điều này giúp cá nhân hóa việc giảng dạy và hỗ trợ học viên đạt được mục tiêu học tập.

Quản Lý Học Viên và Khóa Học Một Cách Hiệu Quả

Quản Lý Học Viên

Phần mềm quản lý học trực tuyến cho phép bạn dễ dàng tạo và quản lý hồ sơ của học viên. Bạn có thể nhập thông tin học viên từ file hoặc tạo thành viên mới ngay trên hệ thống. Hệ thống cũng hỗ trợ gửi mật khẩu tự động qua email, tăng tính bảo mật và tiết kiệm thời gian quản lý.

Quản Lý Khóa Học

Quản lý các khóa học chưa bao giờ dễ dàng hơn. Bạn có thể tạo và quản lý các khóa học với chi tiết về tên, mô tả, giảng viên, và thời gian học. Điều này giúp bạn tổ chức thông tin một cách rõ ràng và tiện lợi.

Quản Lý Lớp Học và Nội Dung Bài Học

Quản Lý Lớp Học

Theo dõi và quản lý lớp học theo từng khóa học trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn có thể xác định thời gian, địa điểm tổ chức lớp học, và quản lý danh sách học viên tham gia một cách chi tiết.

Quản Lý Nội Dung Bài Học

Tạo và quản lý nội dung bài học một cách linh hoạt. Bạn có thể tải lên video bài giảng và tạo danh sách câu hỏi trắc nghiệm để nâng cao trải nghiệm học tập của học viên.

Học Viên Theo Dõi Tiến Trình Học Tập và Làm Bài Tập Online

Theo Dõi Tiến Trình Học Tập

Học viên có khả năng theo dõi tiến trình học tập cá nhân, bao gồm các khóa học họ đã hoàn thành, đang học, và chưa học. Điều này giúp họ quản lý thời gian học tập một cách hiệu quả hơn.

Xem Video Bài Học và Làm Bài Tập Online

Học viên có thể xem video bài giảng trực tuyến và làm bài tập trực tuyến thông qua nền tảng học tập, giúp họ tiếp cận nội dung học tập một cách dễ dàng và nâng cao kiến thức của họ.

Tại sao Lựa Chọn Trí Thành Software

Trí Thành Software hiểu rằng mỗi trung tâm anh ngữ có đặc thù riêng, và chúng tôi cung cấp các giải pháp phần mềm tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn. Với kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về ngành giáo dục, chúng tôi cam kết giúp bạn tạo sự khác biệt và phát triển mạnh mẽ.

Hãy liên hệ với chúng tôi để khám phá thêm về cách công nghệ phần mềm có thể giúp trung tâm anh ngữ của bạn nổi bật trong ngành và đáp ứng mọi thách thức của thời đại số hóa.

Cách Dễ Dàng Quản Lý Kho Gốm Sứ Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Kho hàng là trái tim của mọi doanh nghiệp trong ngành gốm sứ. Quản lý kho hàng đòi hỏi kiểm soát tỉ mỉ để đảm bảo sự sẵn sàng của hàng hóa cho quá trình sản xuất và cung cấp. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng Trí Thành Software khám phá cách quản lý kho gốm sứ dễ dàng và hiệu quả để đảm bảo doanh nghiệp của bạn hoạt động một cách suôn sẻ.

Lợi Ích của Việc Quản Lý Sản Phẩm theo phần mềm 

Quản lý sản phẩm theo bộ là một chiến lược thông minh. Nó không chỉ giúp bạn kiểm soát tồn kho một cách hiệu quả mà còn mang lại một loạt lợi ích quan trọng. Khi bạn quản lý hàng theo từng bộ sản phẩm, bạn đạt được: Sự Linh Hoạt

Bạn có thể tạo các bộ sản phẩm tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của khách hàng.

Tiết Kiệm Thời Gian: Quá trình xử lý và sắp xếp hàng hóa trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Giảm Thiểu Sai Sót

Việc sắp xếp sản phẩm theo bộ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình đóng gói và vận chuyển.

 Quản Lý Kho Gốm Sứ Theo Kích Thước và Màu Sắc

Quản lý kho hàng theo kích thước và màu sắc là một phần quan trọng của việc duy trì sự tổ chức trong kho. Kích thước và màu sắc của sản phẩm có thể đa dạng, và việc phân loại chúng một cách cẩn thận giúp:

Tối Ưu Hóa Không Gian Kho

Sắp xếp sản phẩm theo kích thước và màu sắc giúp bạn tận dụng tối đa không gian kho.

Phát Hiện Nhanh Chóng

Khi sản phẩm đã được phân loại một cách rõ ràng, việc tìm kiếm và truy xuất chúng trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Quy Trình Xử Lý Hoàn Chỉnh Từ Đơn Hàng Đến Xuất Kho với phần mềm quản lí gốm sứ 

Để quản lý kho gốm sứ một cách hiệu quả, việc thực hiện quy trình hoàn chỉnh từ khi đơn hàng được nhận đến khi hàng xuất kho rất quan trọng. Một phần mềm quản lý kho hiện đại có thể giúp tự động hóa quá trình này và mang lại những lợi ích đáng kể. Quy trình này bao gồm:

Nhận Đơn Hàng

Quá trình bắt đầu từ khi bạn nhận đơn hàng từ khách hàng hoặc đối tác cung cấp.

Xử Lý Đơn Hàng 

Đơn hàng sau đó được xử lý để xác định sản phẩm cần được sắp xếp và lưu trữ.

Xuất Kho

Cuối cùng, sản phẩm được xuất kho để đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Kiểm Soát Tồn Kho

Kiểm soát tồn kho là một phần quan trọng để tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng hóa. Tính thiết yếu của việc kiểm soát tồn kho bao gồm:

Đảm Bảo Số Lượng Đúng

Kiểm tra định kỳ giúp đảm bảo rằng bạn có đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Giảm Thiểu Lãng Phí

Đối với các doanh nghiệp gốm sứ, giảm thiểu tồn kho không chỉ tiết kiệm tiền mà còn giúp tránh lãng phí nguyên liệu và không gian lưu trữ.

Tạo packing list hàng xuất khẩu với phần mềm

Khi xuất khẩu hàng hóa, tạo một packing list cụ thể và có tổ chức là vô cùng quan trọng. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa của bạn sẽ được giao tới đúng địa điểm và đúng thời gian. Quy trình tạo packing list bao gồm:

Liệt Kê Rõ Ràng

Đảm bảo rằng tất cả sản phẩm được liệt kê một cách chi tiết và rõ ràng.

Đánh Số

Sản phẩm được đánh số để dễ dàng theo dõi và kiểm tra

Việc sử dụng phần mềm quản lý trong ngành sản xuất gốm sứ không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình quản lý kho mà còn mang lại nhiều lợi ích khác nhau. Từ việc quản lý sản phẩm theo bộ, kích thước, và màu sắc đến việc tự động hóa quy trình xử lý và kiểm soát tồn kho, phần mềm quản lý giúp nâng cao hiệu suất và sự hài lòng của khách hàng. Hãy sử dụng công nghệ để tối ưu hóa quản lý kho gốm sứ của bạn và đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn luôn hoạt động một cách hiệu quả.

Quy trình bán hàng

Mỗi doanh nghiệp có một quy trình bán hàng riêng tùy theo từng đặc thù kinh doanh riêng của mình, nhưng nhìn chung thì quy trình bán hàng của doanh nghiệp chuyên nghiệp thường bao gồm 7 bước. Chúng ta cùng đi sâu phân tích các bước (Sơ đồ quy trình bán hàng của công ty (doanh nghiệp)

Bước 1: Chuẩn bị Bước đầu tiên trong Sơ đồ quy trình bán hàng của công ty (hay doanh nghiệp) đó chính là chuẩn bị. Chúng ta thường nghe câu “Không chuẩn bị là chuẩn bị cho sự thất bại”. Đó là nguyên tắc bất di bất dịch của bất cứ ngành nghề, công việc nào. Dù bạn có là chuyên gia trong lĩnh vực bán hàng, bạn cũng không được phép bỏ qua bước này. Để việc bán hàng đạt hiệu quả, cần chuẩn bị: Các thông tin về sản phẩm, dịch vụ (ưu, nhược điểm của sản phẩm và dịch vụ) cung cấp cho khách hàng và quan trọng là “lợi ích” khách hàng nhận được. Bạn phải lên kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết nhất để xác định đối tượng khách hàng, khách hàng ở đâu và thời gian tiếp cận như thế nào là hợp lý. Có được kế hoạch rồi bạn hãy tiến hành tìm kiếm danh sách những khách hàng cần phải tiếp cận để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, bạn có thể tìm qua internet, đi thực tế, qua bạn bè, người thân, đối thủ… Chuẩn bị các bảng báo giá, giấy giới thiệu hoặc card visit… Bạn là nhân viên kinh doanh, bạn có thể gặp khách hàng bất cứ lúc nào nên hãy chuẩn bị cho mình trang phục lịch sự, chuyên nghiệp và phải luôn giữ vững tâm lý tự tin khi gặp khách hàng

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng Sau khi chuẩn bị, từ bước tiếp theo trong một quy trình bán hàng chuyên nghiệp của một công ty (hay doanh nghiệp) chính là tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Chìa khóa để tìm kiếm khách hàng tiềm năng là biết rõ cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Phân biệt khách hàng “đầu mối”, khách hàng “tiềm năng” và khách hàng “tiềm năng đủ điều kiện” là điều vô cùng cần thiết. Chúng ta có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua các phương tiện truyền thông như báo chí, website, sự kiện xã hội,… Bạn có thể tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và với thái độ chân tình quan tâm nhất đến khách hàng. Công việc khai thác khách hàng tiềm năng phải được thực hiện bất cứ khi nào, trong mọi tình huống. “Bạn phải không ngừng tìm kiếm và tạo nguồn khách hàng tiềm năng”.

Bước 3: Tiếp cận khách hàng Sau khi đã tìm được những khách hàng tiềm năng rồi, chúng ta sẽ đến bước tiếp theo trong sơ đồ quy trình bán hàng của công ty đó là bước tiếp cận khách hàng đã tìm được ở bước trên. Đây là nơi cung gặp cầu trong quá trình bán hàng, là bước mà chúng ta bắt đầu xây dựng một mối quan hệ và tiếp tục thu thập thông tin. Một bước tiếp cận tốt là điều rất quan trọng để bán hàng thành công bởi nó sẽ xác định bạn là một nhân viên bán hàng chuyên nghiệp và có tâm hay không, liệu có mang đến cho khách hàng một sản phẩm đáng để mua hay có thể kích thích được nhu cầu của khách hàng đạt tới mức cấp thiết. Hãy nhớ, luôn tự tin và hãy là chính mình. Mọi người đều có một đặc tính riêng của mình, các phương pháp người khác dùng có thể rất tốt cho họ, nhưng chưa chắc sẽ tốt cho bạn. Đừng cố gắng sao chép người khác. Cách tốt nhất là bạn học hỏi và hãy cải tiến, sửa đổi để phát triển phong cách riêng của bạn, phù hợp với cá nhân bạn. Để tiếp cận Khách hàng thành công, bạn cần tìm hiểu thông tin về khách hàng trước, qua nhiều kênh: qua internet, báo chí, thực tế hay người thân, người quen. Sau đó, có thể gửi email giới thiệu, liên hệ bằng điện thoại chào hàng, thăm dò một số thông tin và cung cấp những thông tin bổ ích cho khách hàng rồi thiết lập cuộc hẹn trực tiếp để trao đổi và trình bày sản phẩm, dịch vụ. Sau khi tiếp cận khách hàng thành công, ta sẽ biết được nhu cầu chính của khách hàng và đánh giá được khách hàng. Điều này được cho là quan trọng nhất của bước tiếp cận khách hàng trong quá trình bán hàng, vì nó sẽ giúp bạn xác định cách cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Chúng ta phải luôn nhớ “Một nhân viên bán hàng thành công là nhân viên bán sản phẩm dựa trên nhu cầu của khách hàng”.

Bước 4: Giới thiệu, trình bày về sản phẩm, dịch vụ Khi những bước trên đã được diễn ra theo đúng quy trình và diến biễn thuận lợi thì để bước tiếp theo là: Giới thiệu, trình bày về sản phẩm, dịch vụ. Hãy nhớ về ý đã đề cập trong bước một, tập trung vào “lợi ích” chứ không phải là tính năng, đặc điểm của sản phẩm/ dịch vụ và ý trong bước ba là bán sản phẩm/ dịch vụ dựa vào “nhu cầu” của khách hàng chứ không phải bán những thứ bạn có. Nếu bạn xem xét sản phẩm/dịch vụ về khía cạnh nó sẽ mang lại lợi ích gì cho khách hàng thì sự trình bày về sản phẩm của bạn sẽ là một cuộc đối thoại trọng tâm và có liên quan với khách hàng chứ không phải là bài độc thoại của riêng bạn khi bạn thao thao bất tuyệt về các tính năng của sản phẩm và dịch vụ của mình. Trong cuộc gặp gỡ, giới thiệu về sản phẩm/ dịch vụ của bạn mà khách hàng cùng tham gia vào, nêu những ý kiến, những thắc mắc của họ thì bạn đã thành công được 70%. Cho dù bạn làm bất cứ ngành nghề nào, với công việc bán hàng lại càng quan trọng, đó là, bạn hãy luôn “chân thật”. Hãy lắng nghe cẩn thận, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và đưa cho khách hàng những giải pháp tốt nhất trong khả năng của bạn. Giải pháp đó có thể không phải là giải pháp tốt nhất theo quan điểm của khách hàng, nhưng đó chính là điều tốt nhất bạn đưa cho họ. Nếu bạn không thể đưa ra bất kỳ giải pháp nào để giải quyết các nhu cầu của khách hàng, bạn hãy nói thật cho khách hàng biết. Nói dối về sản phẩm/ dịch vụ của bạn có thể thực hiện, mà bạn lại không thể chuyển giao, điều đó sẽ là một sự hủy diệt. Tức thời, bạn có thể có nhiều khách hàng, nhưng bạn sẽ chẳng bao giờ có cơ hội gặp lại họ lần thứ hai. Kinh nghiệm đã chỉ ra rằng, nếu khách hàng gặp phải một điều giả dối, một trải nghiệm xấu từ bạn, họ sẽ chia sẻ điều đó cho người khác gấp 10 lần so với khi họ thỏa mãn. Với vai trò là nhân viên bán hàng, bạn phải thu thập càng nhiều thông tin của khách hàng càng tốt. Do đó bạn nên hỏi những câu hỏi mở. Câu hỏi mở là những câu hỏi mà người trả lời cần phải trả lời nhiều thông tin hơn là câu hỏi đóng (câu hỏi đóng là câu hỏi bạn chỉ nhận được câu trả lời là “Có” hoặc “Không”).

Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách hàng Bước kế tiếp trong một quy trình bán hàng chuyên nghiệp của bất cứ công ty hay doanh ngiệp nào sẽ là: Báo giá và thuyết phục khách hàng. Nếu cuộc nói chuyện của bạn đã thành công và bạn nhận được đề nghị báo giá chính thức về giải pháp/sản phẩm/dịch vụ như đã thảo luận với khách hàng. Bạn hãy hỏi khi nào khách hàng cần báo giá và hãy bảo đảm họ nhận được nó đúng thời điểm. Trong báo giá hãy tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, hãy nhấn mạnh vào nhu cầu của họ và hãy viết về những điều khách hàng phản ánh tích cực và thích thú với sự chào hàng của bạn. Tất nhiên phụ thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn, hãy luôn cố gắng sử dụng ngôn ngữ thông thường và dễ hiểu, tránh sử dụng các ngôn từ quá thiên về kỹ thuật, chuyên môn quá khó hiểu hay các biệt ngữ. Tốt nhất là hãy sử dụng các cụm từ rất tích cực mà khách hàng đã nói trong quá trình thảo luận với bạn. Việc này, sẽ giúp cho khách hàng nhớ đến tâm trạng phấn khích mà họ đã thể hiện. Hãy luôn luôn tin rằng khách hàng tiềm năng sẽ mua và đừng bao giờ nghi ngờ ý định của khách hàng. Thái độ tự tin của bạn sẽ ảnh hưởng đến sự tự tin và thái độ của khách hàng trong khi đưa ra quyết định. Vì lẽ ấy, bạn hãy giúp khách hàng tiềm năng cảm nhận rằng không hề có vấn đề gì đối với bạn bất kể họ mua hay không (đó là quyết định của họ chứ không phải là quyết định của bạn). Bạn hãy giảm nhẹ sự căng thẳng, nhưng cùng lúc ấy, bạn phải làm tất cả mọi điều để giúp họ thấy sản phẩm của bạn sẽ đáp ứng họ như thế nào, hãy chỉ ra các lợi ích, lợi ích họ đạt được sẽ nhiều hơn so với chi phí họ bỏ ra.

Bước 6: Thống nhất và chốt đơn hàng/ hợp đồng bán Tiếp thep là: Thống nhất và chốt đơn hàng/ hợp đồng bán Một trong các bước quan trọng nhất của quá trình bán hàng đó chính là việc chốt sale. Bởi lẽ chốt sale là quá trình giúp cho khách hàng đưa ra quyết định, nên bạn phải nhớ rằng mọi điều bạn nói trong khi tiếp cận, trong khi thuyết minh và trình bày hay báo giá đều phải hướng đến việc chốt sale. Nhân viên bán hàng phải có cái nhìn chính xác như lời nói, cử chỉ, những lời nhận xét về sản phẩm của khách hàng trong bước tiếp cận với khách hàng. Ví dụ trong khi trình bày, mọi thứ bạn nói và làm từ lúc tiếp cận đến sự đề cao tiết kiệm chi phí sẽ giúp bạn đưa khách hàng đến điểm cảm xúc cao. Điều này tương tự như lên tới đỉnh của cảm xúc. Tuy nhiên, khi bạn nói về giá cả, khách hàng của bạn sẽ rớt xuống điểm cảm xúc thấp – đến đáy của cảm xúc. Tại thời điểm này, nhiều nhân viên bán hàng non trẻ chốt sale sẽ gây ra cái chết cho cuộc bán hàng. Trước khi bạn có thể chốt sale hiệu quả, bạn phải đưa khách hàng tiềm năng quay trở lại điểm cảm xúc cao. Cách tốt nhất để thực hiện điều này là sử dụng lời xác nhận khen ngợi của bên thứ ba, bằng cách vẽ ra một bức tranh đẹp và xem xét lại các điểm khao khát của họ.

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán hàng Nếu nghĩ rằng bán hàng được là bạn đã xong nhiệm vụ là một sai lầm lớn. Bước cuối cùng vô cùng quan trọng trong quy trình bán hàng của công ty (hay doanh nghiệp) mà bắt buộc không một nhân viên kinh doanh nào được quên đó là chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Tuy đây là quá trình diễn ra sau khi đã bán hàng thành công nhưng nó chính là một bước không thể thiếu được trong quy trình quản lý bán hàng. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc khách hàng có hài lòng với sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp hay không, có thể tiếp tục việc hợp tác lâu dài hay không. Có được khách hàng đã khó, giữ chân được khách hàng còn khó hơn. Do vậy, dù bạn bán sản phẩm, dịch vụ gì đi chăng nữa, nếu là một người bán hàng chuyên nghiệp thì bạn sẽ luôn gọi điện chăm sóc sau bán hàng, thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Thậm chí, chính những khách hàng đó là những người giúp bạn bán được hàng cho những đơn hàng tiếp theo, họ sẽ “PR” miễn phí và có hiệu quả rất cao cho bạn.

“Hãy luôn chăm sóc khách hàng và tạo mối quan hệ kinh doanh lâu dài”.

Quy trình mua hàng

Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của công ty. Công ty có quy trình mua hàng tốt sẽ giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả. Cụ thể quy trình mua hàng của một công ty tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các kiến thức về lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty.

1. Quy trình mua hàng của một công ty là gì?

Quy trình mua hàng của công ty là các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự nhất định dựa và tính chất nghiệp vụ cũng như quy định của công ty đó.

2. Đặc điểm quy trình mua hàng của một công ty

Khi công ty áp dụng quy trình mua hàng thì sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định, dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của quy trình mua hàng:

Ưu điểm

– Đơn giản hóa các bước công việc mua hàng phức tạp.

– Dễ dàng tăng năng suất và quy mô sản xuất.

– Khả năng cải tiến dễ dàng để tăng năng suất và chất lượng mua hàng.

– Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng.

– Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất.

– Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng vì kết thúc bước công việc của người này sẽ là bắt đầu bước làm việc của người khác, nên nếu có sai xót thì rất dễ dàng nắm bắt và kiểm tra lại cũng sẽ đơn giản hơn.

– Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự vì đã có quy trình công việc cụ thể nên rất dễ đào tạo cho người mới.

– Dễ bảo mật vì mỗi nhân viên có thể thực hiện một vài bước trong quy trình.

– Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty khi làm việc theo quy trình Nhược điểm

– Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm việc theo quy trình, không được đi tắt đón đầu.

– Giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc theo quy trình.

– Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ khi trong quy trình có một bước không thực hiện hoặc chậm trễ sẽ dẫn tới các bước sau không thực hiện được hoặc bị chậm trễ theo

3. Lưu đồ quy trình mua hàng của công ty

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có quy trình mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của các công ty thường theo các bước sau:

3.1 Lưu đồ quy trình mua hàng

3.2. Nội dung quy trình mua hàng của một công ty.

Lập “Yêu cầu mua hàng”

– Các phòng ban khi có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu… sẽ làm yêu cầu gửi cho phòng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các phiếu yêu cầu này do trưởng phòng hay người có trách nhiệm đã duyệt.

– Khi có “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá các mặt hàng.

Lập “Đề nghị báo giá”

– Từ “Yêu cầu mua hàng”, Phòng mua hàng tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung cấp truyền thống hoặc các nhà cung cấp mới, đã tìm kiếm được theo các điều kiện các phòng ban đã yêu cầu.

Theo dõi “Báo giá của NCC”

– Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp

– Đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng

– Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng

– Căn cứ vào báo giá và yêu cầu được phê duyệt, Phòng Mua hàng tiến hành lập và theo dõi “Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua”.

Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, tính chất mua bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua hay là chứng từ xác nhận.

Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp

– Các báo giá của NCC sẽ được BLĐ xét duyệt dựa trên các thông tin sau:

+ So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau

+ So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau

Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”

– Khi chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên.

– Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thông tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng

– Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế toán căn cứ thanh toán, theo dõi công nợ, Bộ phận kho theo dõi quá trình nhập hàng về kho.

Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”

– Để chuẩn bị cho khâu nhập hàng theo lịch, phòng mua hàng lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” gửi các phòng ban liên quan theo dõi thực hiện. Nhập kho

– Khi hàng được vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn hàng mua (số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách…) sẽ làm căn cứ để bộ phận Kho kiểm tra. Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại NCC. Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho.

– Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ sung thông tin về giá Thanh toán

– Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán

– Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh toán cho Nhà cung cấp nếu không phản hồi lại phòng Mua hàng bổ sung/ chỉnh sửa.

Các tiêu chí của một phần mềm quản lý tốt

Có một số các tiêu chí của một phần mềm quản lý tốt mà người tìm kiếm phần mềm để ứng dụng nên xem xét để đạt được lợi ích tối đa khi trang bị phần mềm quản lý.

Các tiêu chí thể hiện ở những khía cạnh sau:

  1. Đối với các nhà quản lý
  2. Đối với các Trưởng bộ phận
  3. Đối với nhân viên
  4. Đối với khách hàng
  5. Hệ thống và kết nối

Như vậy, đối với các Nhà quản lý, ta thấy họ cần:

Đối với các Trưởng bộ phận:

Đối với các Nhân viên thực thi:

Đối với Khách hàng của doanh nghiệp:

Đối với hệ thống – kết nối doanh nghiệp:

Xác định một phần mềm đáp ứng được các khía cạnh trên để triển khai sẽ giúp cho việc áp dụng phần mềm quản lý trong công ty mang lại nhiều lợi ích to lớn nhất.

Hãy liên hệ với Trí Thành Software để có một phần mềm đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên.

Chức năng của phần mềm quản lý xưởng in vNextPrint

Phần mềm quản lý xưởng in vNextPrint có các chức năng chính quan trọng cần thiết cho việc quản lý các quy trình hoạt động trong một công ty in ấn.

  1. Tính giá
  2. Quản lý đơn hàng
  3. Quản lý sản xuất in
  4. Quản lý kho

Tính giá:

Phân hệ giúp nhân viên kinh doanh/người tính giá tính toán giá thành tự động, bình trang, chia tay in, chọn khổ giấy tối ưu, tính giá tự động theo thông số kích thước và số tờ/số trang. Có giá thành trong vòng một vài giây, bao gồm tính giá cho nhiều số lượng đặt in khác nhau. Sau đó tạo thành Báo giá để gửi cho Khách hàng và lưu lại trong hệ thống. Có thể Xem và sửa lại hoặc Copy lại bài tính giá cũ giúp cho việc tính giá các Đơn hàng thường xuyên nhanh hơn.

Quản lý đơn hàng:

Quản lý theo dõi sản xuất in:

Quản lý kho:

 Ngoài ra, còn một số phân hệ cũng quan trọng như Kế toán công nợ, nhân sự và tiền lương… Tùy từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mà lựa chọn phân hệ phù hợp để triển khai áp dụng nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.

Lợi ích của phần mềm quản lý xưởng in

Trong xu hướng hiện nay, việc ứng dụng công nghệ đã không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp nữa. Vậy lợi ích của việc áp dụng phần mềm là gì mà nó làm cho công nghệ trở thành một xu hướng mạnh mẽ như vậy – xu hướng Digital Transforming (còn gọi Chuyển đổi số).

Hãy cùng với vNextPrint điểm qua một vài lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý (trung tâm của chuyển đổi số) sau đây:

  1. Tăng khả năng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
  2. Công tác kế toán chính xác hơn
  3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho
  4. Tăng hiệu quả sản xuất
  5. Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
  6. Nâng cao năng suất lao động

Để hiểu rõ hơn, các bạn có thể điểm qua thêm một số chi tiết như sau:

  1. Quản lý tập trung các vấn đề của việc sản xuất, theo dõi thông tin nội bộ nhanh chóng, chính xác, tiện lợi. Giám đốc, các bộ phận biết được hiện trạng của các đơn hàng đầy đủ, nhanh chóng…
  2. Hỗ trợ nhân viên trong việc quản lý công việc hàng ngày khoa học, gọn gàng, tìm kiếm thông tin nhanh chóng… Giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Tránh được các sai sót thường gặp, tránh thao tác một việc nhiều lần dễ gây sai sót, nhầm lẫn…
  3. Phục vụ cho việc quản lý của nhân viên, các phòng ban và các xưởng trực thuộc một cách khoa học và có hệ thống…
  4. Theo dõi dễ dàng đường đi của đơn hàng từ lệnh sản xuất đến kho.
  5. Theo dõi và cập nhật được các công đoạn của qui trình sản xuất, từ khâu nhận in đến thành phẩm giao hàng cho khách…
  6. Tổng hợp được các báo cáo hàng ngày, tuần, tháng hoặc năm về doanh số, sản lượng trang in, kế hoạch sản xuất và vật tư của công ty (mực, kẽm, giấy) cũng như giấy gia công của khách…
  7. Giảm thiểu việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ. Giảm được nhiều thời gian thực hiện các biểu mẫu, thời gian tìm kiếm thông tin cần thiết, tổng hợp báo cáo…
  8. Tránh được nguy cơ chậm trễ đơn hàng giao khách. Lưu giữ được nhiều thông tin về khách hàng, giúp bộ phận kinh doanh chăm sóc khách hàng tốt hơn…
  9. Theo dõi giấy gia công: khách hàng giao và thực tế đã dùng.
  10. Cập nhật giá cả, vật tư hàng tuần, theo dõi được sự tăng giảm…
  11. Dự án có tính khả thi cao, việc ứng dụng phần mềm mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác.

Như vậy, việc ứng dụng phần mềm mang lại nhiều lợi ích nên đã tạo nên một xu thế chuyển đổi kinh doanh mới trên thế giới. Và ngành in cũng không phải là ngoại lệ mặc dù cũng còn nhiều khó khăn trong việc áp dụng phần mềm và chuyển đổi số như đội ngũ nhân lực chưa đáp ứng được yêu cầu của phần mềm, các sản phẩm chuyên cho ngành in ít phổ biến do nghiệp vụ khác biết lớn với các ngành khác, vì vậy chi phí đầu tư phát triển ứng dụng cao và chỉ bán được cho số lượng ít doanh nghiệp làm cho giá thành sản phẩm cao…