Phần mềm quản lý xưởng in vNextPrint có các chức năng chính quan trọng cần thiết cho việc quản lý các quy trình hoạt động trong một công ty in ấn.
- Tính giá
- Quản lý đơn hàng
- Quản lý sản xuất in
- Quản lý kho
Tính giá:
Phân hệ giúp nhân viên kinh doanh/người tính giá tính toán giá thành tự động, bình trang, chia tay in, chọn khổ giấy tối ưu, tính giá tự động theo thông số kích thước và số tờ/số trang. Có giá thành trong vòng một vài giây, bao gồm tính giá cho nhiều số lượng đặt in khác nhau. Sau đó tạo thành Báo giá để gửi cho Khách hàng và lưu lại trong hệ thống. Có thể Xem và sửa lại hoặc Copy lại bài tính giá cũ giúp cho việc tính giá các Đơn hàng thường xuyên nhanh hơn.
- Tính giá thành theo nhiều số lượng, kiểm soát lời lỗ.
- Tạo phiếu báo giá.
Quản lý đơn hàng:
- Theo dõi đơn hàng.
- Quản lý thông tin khách hàng.
- Tạo phiếu đặt hàng in (từ dữ liệu Phiếu báo giá – không phải nhập lại thông tin).
- Lock giấy đã ký hợp đồng nhưng chưa in.
- Bảng tồn giấy cập nhật số lượng theo thực tế.
- Lưu trữ, cập nhật cơ sở dữ liệu về khách hàng, lưu trữ được các hợp đồng của từng khách hàng, báo cáo doanh số của mỗi khách hàng.
- Tổng hợp thông tin nhận hàng theo ngày, tuần, tháng và năm.
- Tổng hợp phiếu đề xuất mua vật tư (giấy, mực …), gửi bộ phận cung ứng vật tư (phòng Thu mua)
- Chuyển phiếu đặt hàng in qua bộ phận điều độ (phòng kế hoạch sản xuất).
- Tổng hợp thông tin theo ngày, tuần, tháng và năm.
- Các báo cáo như: tổng hợp doanh thu theo thời gian, tình hình công nợ.
Quản lý theo dõi sản xuất in:
- Theo dõi tiến độ sản xuất
- Cập nhật phiếu sản xuất
- Thông tin cho xưởng thành phẩm về các loại hàng làm thành phẩm và kế hoạch giao hàng, triển khai làm thành phẩm.
- Lập bảng theo dõi các mặt hàng làm thành phẩm từ phiếu đặt hàng in – hợp đồng và lệnh sản xuất.
- Quản lý hàng thành phẩm xuất nhập kho từ phân hệ kho, theo dõi lượng thừa thiếu của từng ấn phẩm (theo dõi phần nhập kho thành phẩm).
- Tổng hợp tình hình thực hiện đơn hàng theo từng công đoạn
- Quản lý các thông tin liên quan gia công bán thành phẩm và thành phẩm
- Nhà cung cấp dịch vụ gia công ngoài
- Phiếu yêu cầu gia công
- Theo dõi tiến độ gia công
- Xuất nhập vật tư, bán thành phẩm gia công ngoài
- Tổng hợp thông tin theo ngày, tuần, tháng và năm
- Các báo cáo như: tổng hợp tình hình gia công ngoài
Quản lý kho:
- Cập nhật thông tin, tình trạng cho lệnh sản xuất theo những phần thuộc kho
- Link với Kế hoạch Sản xuất xuất giấy, cập nhật tình trạng giấy cho xưởng máy in theo lệnh sản xuất, cho phép nhập lại nếu không thể in được hoặc còn dư
- Link với phòng Kinh doanh (lock giấy đã ký hợp đồng nhưng chưa xuất in)
- Nhập, xuất kho hàng thành phẩm từ xưởng thành phẩm, theo dõi lượng xuất nhập theo các đợt.
- Chuyển kho nội bộ vật tư/giấy
- Báo cáo, cập nhật hàng thành phẩm nhập xuất kho
- Quản lý giấy gia công (nhập, xuất, tồn), theo dõi số lượng khách giao và thực dùng in
- Quản lý giấy, kẽm, mực công ty (nhập, xuất, tồn), theo dự toán và thực dùng.
- Tổng hợp thông tin theo ngày, tuần, tháng và năm
- Các báo cáo như: tổng hợp tình hình tồn kho theo thời gian, thẻ kho
Ngoài ra, còn một số phân hệ cũng quan trọng như Kế toán công nợ, nhân sự và tiền lương… Tùy từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mà lựa chọn phân hệ phù hợp để triển khai áp dụng nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
