Có một số các tiêu chí của một phần mềm quản lý tốt mà người tìm kiếm phần mềm để ứng dụng nên xem xét để đạt được lợi ích tối đa khi trang bị phần mềm quản lý.
Các tiêu chí thể hiện ở những khía cạnh sau:
Đối với các nhà quản lý
Đối với các Trưởng bộ phận
Đối với nhân viên
Đối với khách hàng
Hệ thống và kết nối
Như vậy, đối với các Nhà quản lý, ta thấy họ cần:
Thấy được tổng quan các công việc đang thực hiện.
Thấy được trạng thái của đơn hàng / khách hàng / các bộ phận.
Có lịch sử về thời gian sản xuất của từng đơn hàng trong từng bộ phận.
Kiểm soát được các truy xuất dữ liệu trong nội bộ.
Phân quyền dễ dàng.
Đối với các Trưởng bộ phận:
Thấy được tổng quan các công việc đang thực hiện để chủ động kế hoạch sản xuất.
Có các công cụ để bảo đảm bám sát lịch giao hàng.
Quản lý được các dữ liệu trong phạm vi quản lý của mình
Đối với các Nhân viên thực thi:
Thao tác dễ dàng thuận lợi.
Nhập liệu và truy xuất dữ liệu nhanh chóng.
Giảm thời gian làm báo cáo
Đối với Khách hàng của doanh nghiệp:
Giảm thời gian chờ đợi.
Không có sai sót.
Được cập nhật tiến độ kịp thời
Đối với hệ thống – kết nối doanh nghiệp:
Thông tin được phân bổ và luân chuyển xuyên suốt, dễ dàng, ngay lập tức.
Xác định một phần mềm đáp ứng được các khía cạnh trên để triển khai sẽ giúp cho việc áp dụng phần mềm quản lý trong công ty mang lại nhiều lợi ích to lớn nhất.
Hãy liên hệ với Trí Thành Software để có một phần mềm đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên.
Chức năng của phần mềm quản lý xưởng in vNextPrint
Phần mềm quản lý xưởng in vNextPrint có các chức năng chính quan trọng cần thiết cho việc quản lý các quy trình hoạt động trong một công ty in ấn.
Tính giá
Quản lý đơn hàng
Quản lý sản xuất in
Quản lý kho
Tính giá:
Phân hệ giúp nhân viên kinh doanh/người tính giá tính toán giá thành tự động, bình trang, chia tay in, chọn khổ giấy tối ưu, tính giá tự động theo thông số kích thước và số tờ/số trang. Có giá thành trong vòng một vài giây, bao gồm tính giá cho nhiều số lượng đặt in khác nhau. Sau đó tạo thành Báo giá để gửi cho Khách hàng và lưu lại trong hệ thống. Có thể Xem và sửa lại hoặc Copy lại bài tính giá cũ giúp cho việc tính giá các Đơn hàng thường xuyên nhanh hơn.
Tính giá thành theo nhiều số lượng, kiểm soát lời lỗ.
Tạo phiếu báo giá.
Quản lý đơn hàng:
Theo dõi đơn hàng.
Quản lý thông tin khách hàng.
Tạo phiếu đặt hàng in (từ dữ liệu Phiếu báo giá – không phải nhập lại thông tin).
Lock giấy đã ký hợp đồng nhưng chưa in.
Bảng tồn giấy cập nhật số lượng theo thực tế.
Lưu trữ, cập nhật cơ sở dữ liệu về khách hàng, lưu trữ được các hợp đồng của từng khách hàng, báo cáo doanh số của mỗi khách hàng.
Tổng hợp thông tin nhận hàng theo ngày, tuần, tháng và năm.
Tổng hợp phiếu đề xuất mua vật tư (giấy, mực …), gửi bộ phận cung ứng vật tư (phòng Thu mua)
Chuyển phiếu đặt hàng in qua bộ phận điều độ (phòng kế hoạch sản xuất).
Tổng hợp thông tin theo ngày, tuần, tháng và năm.
Các báo cáo như: tổng hợp doanh thu theo thời gian, tình hình công nợ.
Quản lý theo dõi sản xuất in:
Theo dõi tiến độ sản xuất
Cập nhật phiếu sản xuất
Thông tin cho xưởng thành phẩm về các loại hàng làm thành phẩm và kế hoạch giao hàng, triển khai làm thành phẩm.
Lập bảng theo dõi các mặt hàng làm thành phẩm từ phiếu đặt hàng in – hợp đồng và lệnh sản xuất.
Quản lý hàng thành phẩm xuất nhập kho từ phân hệ kho, theo dõi lượng thừa thiếu của từng ấn phẩm (theo dõi phần nhập kho thành phẩm).
Tổng hợp tình hình thực hiện đơn hàng theo từng công đoạn
Quản lý các thông tin liên quan gia công bán thành phẩm và thành phẩm
Nhà cung cấp dịch vụ gia công ngoài
Phiếu yêu cầu gia công
Theo dõi tiến độ gia công
Xuất nhập vật tư, bán thành phẩm gia công ngoài
Tổng hợp thông tin theo ngày, tuần, tháng và năm
Các báo cáo như: tổng hợp tình hình gia công ngoài
Quản lý kho:
Cập nhật thông tin, tình trạng cho lệnh sản xuất theo những phần thuộc kho
Link với Kế hoạch Sản xuất xuất giấy, cập nhật tình trạng giấy cho xưởng máy in theo lệnh sản xuất, cho phép nhập lại nếu không thể in được hoặc còn dư
Link với phòng Kinh doanh (lock giấy đã ký hợp đồng nhưng chưa xuất in)
Nhập, xuất kho hàng thành phẩm từ xưởng thành phẩm, theo dõi lượng xuất nhập theo các đợt.
Chuyển kho nội bộ vật tư/giấy
Báo cáo, cập nhật hàng thành phẩm nhập xuất kho
Quản lý giấy gia công (nhập, xuất, tồn), theo dõi số lượng khách giao và thực dùng in
Quản lý giấy, kẽm, mực công ty (nhập, xuất, tồn), theo dự toán và thực dùng.
Tổng hợp thông tin theo ngày, tuần, tháng và năm
Các báo cáo như: tổng hợp tình hình tồn kho theo thời gian, thẻ kho
Ngoài ra, còn một số phân hệ cũng quan trọng như Kế toán công nợ, nhân sự và tiền lương… Tùy từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mà lựa chọn phân hệ phù hợp để triển khai áp dụng nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
Lợi ích của phần mềm quản lý xưởng in
Trong xu hướng hiện nay, việc ứng dụng công nghệ đã không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp nữa. Vậy lợi ích của việc áp dụng phần mềm là gì mà nó làm cho công nghệ trở thành một xu hướng mạnh mẽ như vậy – xu hướng Digital Transforming (còn gọi Chuyển đổi số).
Hãy cùng với vNextPrint điểm qua một vài lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý (trung tâm của chuyển đổi số) sau đây:
Tăng khả năng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
Công tác kế toán chính xác hơn
Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Tăng hiệu quả sản xuất
Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Nâng cao năng suất lao động
Để hiểu rõ hơn, các bạn có thể điểm qua thêm một số chi tiết như sau:
Quản lý tập trung các vấn đề của việc sản xuất, theo dõi thông tin nội bộ nhanh chóng, chính xác, tiện lợi. Giám đốc, các bộ phận biết được hiện trạng của các đơn hàng đầy đủ, nhanh chóng…
Hỗ trợ nhân viên trong việc quản lý công việc hàng ngày khoa học, gọn gàng, tìm kiếm thông tin nhanh chóng… Giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Tránh được các sai sót thường gặp, tránh thao tác một việc nhiều lần dễ gây sai sót, nhầm lẫn…
Phục vụ cho việc quản lý của nhân viên, các phòng ban và các xưởng trực thuộc một cách khoa học và có hệ thống…
Theo dõi dễ dàng đường đi của đơn hàng từ lệnh sản xuất đến kho.
Theo dõi và cập nhật được các công đoạn của qui trình sản xuất, từ khâu nhận in đến thành phẩm giao hàng cho khách…
Tổng hợp được các báo cáo hàng ngày, tuần, tháng hoặc năm về doanh số, sản lượng trang in, kế hoạch sản xuất và vật tư của công ty (mực, kẽm, giấy) cũng như giấy gia công của khách…
Giảm thiểu việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ. Giảm được nhiều thời gian thực hiện các biểu mẫu, thời gian tìm kiếm thông tin cần thiết, tổng hợp báo cáo…
Tránh được nguy cơ chậm trễ đơn hàng giao khách. Lưu giữ được nhiều thông tin về khách hàng, giúp bộ phận kinh doanh chăm sóc khách hàng tốt hơn…
Theo dõi giấy gia công: khách hàng giao và thực tế đã dùng.
Cập nhật giá cả, vật tư hàng tuần, theo dõi được sự tăng giảm…
Dự án có tính khả thi cao, việc ứng dụng phần mềm mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác.
Như vậy, việc ứng dụng phần mềm mang lại nhiều lợi ích nên đã tạo nên một xu thế chuyển đổi kinh doanh mới trên thế giới. Và ngành in cũng không phải là ngoại lệ mặc dù cũng còn nhiều khó khăn trong việc áp dụng phần mềm và chuyển đổi số như đội ngũ nhân lực chưa đáp ứng được yêu cầu của phần mềm, các sản phẩm chuyên cho ngành in ít phổ biến do nghiệp vụ khác biết lớn với các ngành khác, vì vậy chi phí đầu tư phát triển ứng dụng cao và chỉ bán được cho số lượng ít doanh nghiệp làm cho giá thành sản phẩm cao…
Phần mềm quản lý xưởng in là gì?
Phần mềm quản lý xưởng in ấn là hệ thống ứng dụng gồm có các cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng đồ họa giúp cho người sử dụng nhập các dữ liệu của xưởng in ấn vào để lưu trữ lại trong cơ sở dữ liệu của phần mềm và có thể truy xuất bất cứ lúc nào nhằm có được thông tin cần thiết cho quá trình làm việc và ra quyết định của họ.
Thông thường phần mềm sẽ có các chức năng sau:
quản lý khách hàng
quản lý người liên hệ
tính giá thành in ấn
quản lý báo giá
quản lý đơn hàng
quản lý mua hàng
quản lý tồn kho ấn phẩm và vật tư, giấy
quản lý phiếu sản xuất
quản lý kế hoạch sản xuất
quản lý các công đoạn thiết kế, chế bản, in ấn và gia công thành phẩm sau in
quan lý nhập kho ấn phẩm & tồn kho
quản lý giao hàng
quản lý ấn phẩm sản xuất
quản lý nhân sự
quản lý tiền lương và tính lương sản phẩm, thời gian
quản lý thu chi
quản lý công nợ bán hàng và mua hàng
quản lý người dùng
phân quyền sử dụng
quản lý các danh mục cơ sở dữ liệu liên quan đến tính giá, sản phẩm, khách hàng…
Với nhiều năm kinh nghiệm phát triển phần mềm cho các xưởng in, Trí Thành Software hân hạnh giới thiệu đến bạn đọc một số tính năng tiêu biểu của một phần mềm
Giới thiệu phần mềm quản lý doanh nghiệp vNextBiz
Giới thiệu phần mềm quản lý doanh nghiệp vNextBiz.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp với các phân hệ chức năng tổng thể dễ sử dụng như:
Quản lý đơn hàng, bán hàng
Quản lý đặt hàng, mua hàng
Quản lý kho nhập xuất tồn
Quản lý khách hàng
Quản lý nhà cung cấp
Quản lý sản phẩm
Quản lý phân loại sản phẩm
Quản lý người dùng
Phân quyền sử dụng cho người dùng
Quản lý kế hoạch sản xuất
Quản lý sản xuất
Quản lý nhân sự
Quản lý và tính toán lương nhân viên
Quản lý thu chi
Quản lý và báo cáo công nợ
Với tính năng phong phú và dễ sử dụng, phần mềm quản lý doanh nghiệp vNextBiz của Trí Thành Software giúp nhiều doanh nghiệp yên tâm hoạt động với hiệu quả cao nhất.